Hướng dẫn tra cứu hồ sơ trễ trên trang một cửa điện tử tại đơn vị

07/10/2016

Hiện nay, hệ thống Một cửa điện tử đã được triển khai cho 17 huyện, thị xã, thành phố, 18 sở ban ngành trên địa bàn tỉnh và triển khai thí điểm đến một số xã, phường, thị trấn thuộc các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh. Ngày 24/2/2016 Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Công văn số 569/UBND-VHXH chỉ đạo việc triển khai hệ thống “Một cửa điện tử, một cửa điện tử liên thông” và hệ thống được tra cứu tại địa chỉ: http://motcua.gialai.gov.vn.

Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, sử dụng hệ thống trên, một số cơ quan đơn vị vẫn chưa thực hiện đúng quy trình trong quá trình vận hành hệ thống và đã dẫn đến tình trạng hồ sơ xử lý trên hệ thống chưa trùng khớp với hồ sơ đã xử lý thực tế. Vậy, nhằm khắc phục tình trạng trên, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông hướng dẫn thao tác, quy trình vận hành hệ thống trên và đặc biệt là thao tác kết thúc hồ sơ ở trạng thái chờ công dân nộp thuế .... Quy trình vận hành như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản. Sau đó làm theo hướng dẫn như hình 1.
tre1.png
                                                Hình 1: Thống kê theo lĩnh vực
 
Bước 2: Chọn tiêu chí muốn thống kê.
Ba tiêu chí tháng, quý, năm thì chỉ chọn được 1 trong 3 tiêu chí này không chọn cùng lúc cả 2 hay 3 tiêu chí được. Còn Lĩnh vực có thể chọn 1 hoặc 2, 3 … hoặc chọn tất cả lĩnh vực.
Khi chọn được các tiêu chí cần thống kê chọn vào nút Thống kê.
Làm theo như hình 2.
tre2-(1).PNG
Hình 2: Chọn tiêu chí thống kê
Bước 3:  Danh sách được thống kê theo tiêu chí đã chọn.
Trong danh sách đã được thông kê, chú ý nhất đó là cột Đang xử lý (trễ), những hồ sơ đã trễ và đang được xử lý sẽ được thống kê số lượng ở đây. Như hình 3 thì hiện tại lĩnh vực Môi trường, Đất đai đang xử lý hồ sơ trễ là 9 hồ sơ, Đang xử lý sắp trễ là 9 (cộng các lĩnh vực lại với nhau). Lúc này, click chuột vào Tổng:9 hoặc Ủy ban nhân dân:9 để kiểm tra xem những hồ sơ trễ đó là hồ sơ nào.
tre3.PNG
Hình 3: Danh sách thống kê theo lĩnh vực
Bước 4: Lúc này, in hoặc không in danh sách là tùy vào mục đính mỗi người, trong trường hợp này nhấn Hủy, vì đã có danh sách trên máy.
tre4.PNG
Hình 4: In danh sách các hồ sơ trễ
Bước 5: Khi hủy lệnh in, sẽ hiển thị ra danh sách hồ sơ trễ trên web.
Cần chú ý những cột sau: Mã hồ sơ, Đơn vị cá nhân, Ngày tiếp nhận, Ngày hẹn trả. Thông tin tại những cột này sẽ giúp tìm kiếm hồ sơ nhanh hơn.
Có thể lấy Mã hồ sơ hoặc Đơn vị cá nhân để tìm ra đích danh tên công dân. Ngày tiếp nhận và Ngày hẹn trả để giúp lọc hồ sơ theo khoảng thời gian nhanh hơn.
tre5.PNG
Hình 5: Danh sách hồ sơ trễ
Bước 6: Dùng những kết quả trong báo cáo hồ sơ trễ ở hình 5 để tìm ra hồ sơ trễ đó đang nằm ở đâu.
tre6.png
Hình 6: Tìm kiếm hồ sơ
 
Hiện tại, tìm theo Đơn vị cá nhân để tìm hồ sơ. Đơn vị cá nhân tìm được ở báo cáo trên sẽ nhập vào mục Tên công dân. Ngày tiếp nhận và Trả hồ sơ sẽ nhập vào mục Ngày tiếp nhận (như hình 7).
Khi nhấn tìm kiếm nếu có hồ sơ sẽ hiển thị như hình 7, nếu không tìm thấy hồ sơ nào thì sẽ hiển thị ở phí dưới nút Tìm kiếm như sau: Không tìm thấy hồ sơ công việc nào.
tre7.PNG
Hình 6.1: Các tiêu chí tìm kiếm
Bước 7: Kiểm tra xem hồ sơ này đã được chuyển tới cho ai.
Hồ sơ trễ đã được tìm thấy. Click chuột vào mục Luân chuyển để xem hồ sơ trễ này đã được chuyển qua những ai và hiện tại ai đang thụ lý hồ sơ đó.
Như trong hình thì hồ sơ trễ này đang nằm ở Phạm Vương Thùy.
tre8.PNG
Hình 7: Hồ sơ trễ đang nằm tại đâu
Khi hồ sơ đã trễ thường thì các chuyên viên tại bộ phận một cửa hay lãnh đạo hay các chuyên viên xử lý chuyên môn không biết hồ sơ đang nằm tại đâu.
Trên đây là cách để kiểm tra xem hồ sơ trễ đang nằm tại đâu để xử lý cho xong quy trình, kết thúc hồ sơ trả cho công dân.
T.N.G.