Thăm dò

Làm thế nào bạn tìm thấy trang web này? Làm thế nào bạn tìm thấy trang web này?
 
25%
 
24%
 
25%
 
25%

Đăng ký nhận tin

Xem bản tin mới nhất

Hướng dẫn thực hiện tốt việc sử dụng hệ thống thư điện tử góp phần xây dựng chính quyền điện tử

05/09/2016

Hệ thống thư điện tử là một trong những hệ thống nền tảng cơ bản trong ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) thực hiện cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử của các cơ quan nhà nước. Ngay từ năm 2008, thực hiện Nghị định số 64/2007/ NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, UBND tỉnh đã giao Sở Thông tin và truyền thông Gia Lai là đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng, triển khai hệ thống thư điện tử tỉnh với tên miền mail.gialai.gov.vn để CBCCVC trong tỉnh sử dụng phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ và đảm bảo sự đồng bộ với các hệ thống thông tin khác. Đến nay, hệ thống có khoảng 8.000 người sử dụng, với gần 128 cơ quan, đơn vị và dự kiến sẽ cấp tiếp tục cho các đơn vị, người sử dụng.

Thời gian qua, hệ thống thư điện tử công vụ đã được lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo các cấp, các ngành tỉnh Gia Lai quan tâm chỉ đạo, quán triệt triển khai thực hiện tại cơ quan, đơn vị, đem lại hiệu quả cao, rút ngắn thời gian xử lý, trao đổi công việc, tài liệu giữa các cơ quan nhà nước. CBCCVC đã nhận thức rõ vai trò, tiện ích của việc ứng dụng thư điện tử trong trao đổi công việc, gửi và nhận văn bản, tài liệu. Hiện nay, hệ thống thư điện tử đã trở thành phương tiện, công cụ ứng dụng không thể thiếu trong công tác của CBCCVC tỉnh.
Với nhu cầu người dùng hệ thống thư điện tử tăng nhanh, việc sử dụng thư điện tử trong trao đổi và xử lý thông tin ngày càng tăng, đồng thời kỹ năng ứng dụng và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ có hiệu quả của CBCCVC tỉnh Gia Lai cũng là như cầu cấp thiết trong trong gia đoạn hiện nay góp phần tích cực vào cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử của tỉnh. Để quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh cần nắm vững một một số tính năng nâng cao như sau.
Về các tính năng cơ bản  soạn thư và gửi thư thực hiện như các hộp thư google, yahoo,... Trong nội dung của hướng dẫn này tôi xin hướng dẫn một số tính năng nâng cao của hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh:
1. Đăng nhập hệ thống
Khởi động trình duyệt web (Chrome, firefox, IE,…)  và gõ vào địa chỉ truy nhập http://mail.gialai.gov.vn
 Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu vào ô tương ứng theo quy định. Nếu chưa có hộp thư công vụ xin liên hệ Sở Thông tin và truyền thông hướng dẫn và cấp hộp thư. Sau khi đăng nhập giao diện hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Gia Lai  như sau:

Hình 1: Giao diện chính hệ thống thư điện tử công vụ
2. Đổi mật khẩu
Để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, sau khi đăng nhập lần đầu tiên  vào hệ thống thư điện tử công vụ, Người dùng nên đổi ngay mật khẩu  để đảm bảo bảo mật, quyền riêng tư cá nhân. Cách thực hiện chọn Tuỳ chọn ->Mật khẩu
Nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới, xác nhận mật khẩu mới vào ô tương ứng . Nhấn nút Lưu để hệ thống ghi nhận sự thay đổi.
3. Thay đổi giao diện hệ thống
Thực hiện chọn Tuỳ chọn -> Giao diện người dùng, hiện tại hệ thống thư công vụ cung cấp 3 giao diện và 01 giao diện dành cho mobi, bạn lựa chọn phù hợp vói nhu cầu sử dụng và các lựa chọn khác như ngôn ngữ, thời gian tải thư mới,..
4. Gửi thư cho theo nhóm người nhận
Đây là một chức năng rất nhiều đơn vị rất cần và được sử dụng rất nhiều tạo điều kiện thuận lợi trong công tác gửi các email cho nhiều đơn vị, người nhận. thực hiện chức năng này gióng như gửi thư giữa các cá nhân, chỉ khác nơi nhận thư ta chọn nhóm cần gửi thư. Nếu chưa có nhóm địa chỉ thư ta thực hiện như sau:  
Bước 1: Từ màn hình chính nhấp chuột vào biểu tượng  Sổ địa chỉ , chọn http://mail.gialai.gov.vn/plugins/help/content/help_files/image025.jpg ở  phía dưới màn hình (góc trái), gõ tên nhóm địa chỉ thư và ấn phím Enter để lưu lại.
Bước 2: Thêm địa chỉ thư vào Nhóm: - Chọn nhóm cần thêm địa chỉ thư
http://mail.gialai.gov.vn/plugins/help/content/help_files/image027.jpg
Hình 2: Tạo tài khoản thư mới
- Thực hiện theo các nội dung sau:
(1): Kích chọn +  để thêm tài khoản thư mới
(2): Nhập thông tin địa chỉ thư
(3): Lưu hoặc hủy tài khoản thư.
- Thực hiện tương tự cho các tài khoản thư khác.
5. Cấu hình kiểm tra thư mới:
Hiện tại do nhu cầu sử dụng của người dùng sử dụng nhiều trang thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, máy tính để bàn, máy tinh xách tay,... Để nhắc tiếp nhận email sớm nhất tôi xin hướng dẫn cách hiển thị thông báo thư đến đối với máy tính để bàn, máy tính xách tay như sau:
Tải phần mềm theo đường dẫn: http://mail.gialai.gov.vn/plugins/help/emailtray_setup.rar  sau đó giải nén và tiến hành cài đặt. sau khi cài đặt xong bạn khai báo địa chỉ thư công vụ ( email address) và mật khẩu ( Password) v à nhấn nút lệnh Save

Hình 3:  Giao diện khai báo tài khoản để kiểm tra thông báo
Sau khi đăng nhập thành công giao diện quản lý thư như sau:

Hình 4:  Giao diện phần mềm để hiển thị thư
Cài đặt các tính năng hiển thị thông báo cho phaafnb mềm như sau: chọn setting góc cao bên trái phần mềm thiết lập các thông tin như sau:
Thời gian kiểm tra email
Cấu hình dạng thông báo như hình
Đối với điện thoại, máy tính bảng chạy trên hệ điều hành Android hoặc các hệ điều hành khác. Bạn chọn một phần mềm email pop3 trong app store theo sở thích và thiết lập cấu hình pop3 theo hướng dẫn dưới đây.
Thông cấu hình POP3 cho email công vụ tỉnh Gia Lai như sau:
User : gõ địa chỉ email công vụ
Password: gõ mật khẩu đăng nhập
SMTP server: mail.gialai.gov.vn; Port: 25
POP3 server : mail.gialai.gov.vn; Port : 110
6. Cấu hình kiểm tra thư đã nhận hay chưa
Bước 1: Từ màn hình chính nhấp chuột vào biểu tượng Tuỳ chọn -> Sở thích->Trình cảnh hộp thư như hình dưới:
http://mail.gialai.gov.vn/plugins/help/content/help_files/image058.jpg
Hình 5:  Giao diện yêu cầu gửi lại biên nhận
Lựa chọn một trong số các tác vụ ở tùy chọn Yêu cầu gửi lại biên nhận và bấm nút lệnh  Lưu.
Bước 2: Chọn Đang viết thư, tích chọn như hình dưới, và nhấn nút lệnh Lưu:
http://mail.gialai.gov.vn/plugins/help/content/help_files/image059.jpg
Hình 6:  Giao diện luôn yêu cầu biên nhận khi gửi thư.
Chúc các bạn quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ và khám phá nhiều tính năng nữa trong hệ thống thư điện tử.
N.D
jtsjeorn 10/20/2017 8:57:20 AM
20

yrfeyofh 10/20/2017 9:14:01 AM
20

bhrjxkpo 10/20/2017 8:57:17 AM
20

okxitwvk 10/20/2017 8:57:18 AM
20

djnmdlmy 10/20/2017 8:57:22 AM
20

Ý kiến bạn đọc